项目部进场一个月内，根据本项目整体施工进度要求，编制主要施工机械设备初步进场计划。机械设备进场时间的安排，应邀请先使用先安排的原则，避免盲目拥有。机械设备进场计划编制后公司物资设备部。其中龙门架、自拼装架桥机、安装导架、支撑架等设备时必须编制相应的设计计算书。计算书包括：整体设想、力学计算和主要组成部件。设计计算书必须报公司质安部审核、总工批准后有效。
机械设备进场计划报到公司物资设备部后，物资设备部根据目前管理的分工将分别通知三大实体。三大实体必须按照项目部所计划的时间可以提供的设备清单给物资设备部。项目部在计划有改变时，应及时做好计划调整，并同时通知公司物资设备部。物资设备部、三大实体、项目部在公司机械设备短缺时应通过各种渠道向外租赁，以满足施工的需要。公司将出台各类常用机械租赁的指导价，项目部自行向外租用的设备，其单价不应超过指导价，在签订租赁合同后书面公司物资设备部，并在办理完交接手续后及时到物资设备部备案。需要新购设备的，根据公司《工程机械设备管理办法》，不任资金来源如何，机械设备的采购一律由公司物资设备部按照公司设备采购程序进行。任何项目部不得随意采购机械设备。
机械设备进、出场，项目部与三大实体及出租方必须办理交接手续，并要求提供产品合格证、生产许可证及相应的检验合格证书。项目部机料科对所提供的设备进行验收，是否满足项目部的要求。验收时重点要检查机械设备性能是否完好，安全设施的配备是否符合，双方对一些易损件的磨损程度进行确认，机械试运转是否正常等。机械设备交接后，双方必须形成文字记录，并经双方签字同意。
机械设备出场时，项目部与三大实体及出租方也必须办理移交手续。三大实体分管设备按双方合同进行。
机械设备交接后，项目部必须与三大实体及出租方签订机械设备租赁合同(附合同样本)。合同中单价由双方协商决定，但最高不能超过公司核定的指导价(外单位租用不限)。合同中必须明确双方的和义务，明确机械在使用期间安全责任的归属等。
机械设备进场使用后，必须项目部相关人员的安排和指挥。操作人员在自己的责任范围内做好机械的日常、使用记录，在机械发生故障时应及时通报三大实体进行维修。当日工作结束后，机械应该停放到项目部指定的场所。项目部机料科要建立机械设备台帐，对每一台机械的进出场进行登记，还要组织人员对使用中的大小机械设备进行日常检查，发现故障应立即组织人员进行维修。对违反机械使用操作规程的行为要立即给予。对严重违反操作规程，造成机械损坏的，机料科要立即向物资设备部汇报，协助物资设备部开展事故调查，并对事故责任人做出相应的处罚。
为了提高机械的利用率，合理安排机械的使用，项目部、三大实体、物资设备部之间要保持经常性的联系。物资设备部每月将向各项目部在公司网站上提供所有机械设备动态信息，三大实体必须及时机械设备的使用动态;项目部机料科要充分掌握工程进展情况，向三大实体通报机械设备撤场时间，以便使三大实体、物资设备部有规划地调配机械设备做出决策。
三大实体分管设备在工地使用期间，由操作工负责日常使用记录，主要记录使用时间、燃润料消耗、主要的状态参数等;修理班长负责修理记录;每月底将使用记录和修理记录三大实体，三大实体机料科将记录汇总后在“工程机械履历书”上进行登记。